Informations administratives

La demande de devis

Le personnel de Langues et Voyages est à votre service. Les exemples de programmes que vous avez vus sont précisément des exemples et nous serons ravis de discuter et de moduler les visites et les activités les plus pertinentes pour vous, et les mieux adaptées à votre projet.

Nous aurons besoin de savoir la destination, l’effectif et les dates de votre projet.

Pour votre demande de devis (gratuit !), cliquez ici.

La confirmation du devis et le bon de commande

Lorsque vous êtes satisfait du programme proposé et du prix, votre interlocuteur vous enverra un bon de commande à compléter et à renvoyer, afin de transformer le projet en dossier et entamer les démarches de confirmations auprès de nos prestataires.

Selon l’époque à laquelle vous souhaitez voyager, votre interlocuteur vous aura conseillé sur un délai de réponse de votre part plus ou moins bref, et ceci uniquement dans l’optique de satisfaire au mieux votre demande. En effet, selon la région que vous souhaitez visiter, le moyen de transport utilisé, le type d’hébergement choisi, les créneaux disponibles peuvent se remplir très vite.

Le contrat et la facturation

Afin de nous permettre d’enregistrer le séjour, l’établissement doit retourner dans les meilleurs délais le double du contrat dûment signé avec la mention manuscrite « Bon Pour Accord » ainsi que le montant forfaitaire du 1^er acompte de 5 000 €. Le 2^ème acompte sera de 70% du total du séjour, déduction faite du 1^er acompte versé, et le solde du séjour, soit 30% du prix total du séjour, sera à verser au plus tard lors de la remise du dossier de séjour.

Le tableau d’inscription des participants au séjour

En amont du séjour, vous recevrez par e-mail un tableau d’inscription des participants au format Excel, à compléter et à nous renvoyer.

Ce tableau est conçu pour faciliter l’inscription des élèves et des adultes accompagnateurs tant pour nous à l’agence, que pour vous, à l’établissement scolaire. Il permet de gagner du temps, d’éviter des erreurs potentielles de retranscription des données et nous sert à plusieurs niveaux : pour les hébergements où il est impératif de connaître les allergies et régimes alimentaires ainsi que la répartition garçons/filles ; pour le transport autocar, maritime et aérien ; pour certaines activités où l’assurance du prestataire nécessite une liste nominative. Les colonnes pertinentes du tableau sont sélectionnées et envoyées.

Le dossier de séjour

Environ une semaine à dix jours avant le départ, le dossier de voyage complet vous sera envoyé par voie postale. Il contiendra les éléments suivants :

Le programme finalisé avec les horaires des visites
La confirmation des transporteurs terrestres, maritimes ou aériens
Les itinéraires
Les confirmations des visites
De la documentation sur les lieux visités
La liste de participants avec leurs régimes alimentaires
La liste des familles hôtesses ou des chambrées selon le type d’hébergement choisi
Les numéros d’urgence
Le programme fourni aux familles hôtesses
La tenue des comptes et les moyens de paiement (chèque dans le dossier, bon d’échange, etc.)

Les Formalités

Pour tous les voyages à l'étranger, une carte nationale d'identité ou un passeport en cours de validité est indispensable, ainsi qu'une autorisation de sortie de territoire pur les mineurs. Les élèves non ressortissants de l’Union européenne doivent consulter leur consulat.

Pour certains pays, un passeport individuel et parfois un visa sont exigés : vous trouverez les informations de chaque pays sur https://www.diplomatie.gouv.fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination

Pour vous informer sur les risques sanitaires et sociaux liés à votre destination, nous vous invitons à consulter régulièrement le site du ministère des Affaires étrangères : www.diplomatie.gouv.fr rubrique “Conseils aux voyageurs ”.

Inscription sur « ARIANE » :

Pour tous les établissements scolaires, il est obligatoire d’inscrire tout déplacement d’élèves et de personnels les accompagnant à l’étranger sur le site « Ariane » créé par le ministère en charge des Affaires étrangères, en cochant la case dédiée : https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html

Personnes à mobilité réduite

De façon générale, nos voyages peuvent s'adapter aux personnes à mobilité réduite mais les besoins particuliers (par exemple autocar équipé PMR) doivent nous être exprimés dès la demande de devis et avant la conclusion du contrat.

Allergies

Toute allergie grave ou problème médical, doit être signalé à la réservation et au plus tard 60 jours avant le départ. Chaque cas sera étudié avant une inscription définitive, afin d’éviter tout incident sur place. Une allergie signalée trop tardivement peut donner lieu à une annulation du voyage de l’élève concerné, sans possibilité de remboursement si des sommes sont engagées.

Assurances

LANGUES ET VOYAGES a su s’adapter aux demandes de ses clients, et propose plusieurs formules.

Nous proposons une garantie annulation qui couvre le remboursement des frais d’annulation retenus par LANGUES ET VOYAGES dans le cas d’une annulation individuelle, sous réserve que la raison du désistement figure parmi les causes de remboursement inhérentes au contrat d’assurance et après réception des documents demandés par l’assureur. La garantie annulation n’est pas incluse dans le prix du séjour.(Le détail des garanties est envoyé en même temps que le devis.)

Les Formules pour les Individuels.

Annulation cas imprévus avec extension épidémie / pandémie
Assurance rapatriement
Responsabilité civile vie privée

Les Formules pour les Groupes.

Assistance rapatriement
Annulation cas imprévus AVEC Annulation totale du groupe

Annulation cas imprévus, bagages, Interruption de séjour, Responsabilité civile vie privée AVEC Annulation totale du groupe

Pour les groupes n’ayant pas souscrit à des assurances annulation, nos conditions particulières de vente s’appliquent (article 10), à savoir :

Pour un séjour incluant un transport aérien :

Les billets d’avion ne sont pas remboursables ni échangeables.

Annulation intervenant :

+ de 61 jours avant la date de départ :

- *en cas d’annulation totale du groupe, remboursement des sommes versées à LANGUES ET VOYAGES après retenue de 20% du montant du séjour et des sommes engagées auprès des prestataires ou des frais d’annulation réclamés par ceux-ci,

- *en cas d’annulation d’un ou plusieurs participants, le prix par personne sera recalculé en fonction de l’effectif réel des participants afin de tenir compte des frais fixes incompressibles,

de 60 à 31 jours avant le départ, 40% du montant total
de 30 à 16 jours avant le départ, 50% du montant total
de 15 à 8 jours avant la date de départ, 75% du montant total
de 7 jours et moins avant le départ, 100% du montant total

Pour un séjour incluant un transport autre qu’aérien ou sans transport :

+ de 61 jours avant la date de départ :

- *en cas d’annulation d’un ou plusieurs participants, le prix par personne sera recalculé en fonction de l’effectif réel des participants afin de tenir compte des frais fixes incompressibles

de 60 à 31 jours avant le départ, 40% du montant total
de 30 à 16 jours avant le départ, 50% du montant total
de 15 à 8 jours avant la date de départ, 75% du montant total
de 7 jours et moins avant le départ, 100% du montant total

Tout séjour commencé est dû en entier. Il en va de même lorsque les documents de voyage ont été remis.

Si un Participant n’est pas en possession de ses papiers d’identité ou de visa, ou s’il les perd pendant le séjour et de ce fait n’est pas admis à entrer ou sortir du pays étranger, celui-ci ne pourra prétendre à aucun remboursement de la part de LANGUES ET VOYAGES et sera tenu responsable des frais éventuels occasionnés.

De même, aucun remboursement ne sera effectué dans le cas où un séjour serait écourté du fait d’un Participant (cas notamment des rapatriements sanitaires ou disciplinaires) ou sur décision de ses parents si le Participant est un élève.

Les frais de dossiers et cotisations d’assurances facultatives ne sont jamais remboursés.

Réclamation et médiation

Le client informe LANGUES & VOYAGES, dans les meilleurs délais, de toute non-conformité constatée lors de l'exécution du voyages inclus dans le contrat.

Toute réclamation devra être adressée à LANGUES & VOYAGES moins d'un mois après la fin du séjour par courrier recommandé avec accusé de réception. LANGUES & VOYAGES remédieranà la non conformité, sauf si cela est impossible ou entraîne des coûts disproportionnés, compte tenu de l'importance de la non-conformité et de la valeur des services de voyage concenrés.

Après avoir saisi l'Agence et à défaut de réponse sastifaisante dans un délai de 30 jours, le client peut saisir le médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités sont disponibles sur son site internet à l'adresse : www.mtv.travel.